Handbuch zur Kassenführung

​I. Einführung in die Thematik

1. Von der Kasse zum elektronischen Aufzeichnungssystem – die Kassenführung im digitalen Zeitalter

2. Nutzungshinweise zu diesem Handbuch

3. Begrifflichkeiten

3.1 Geschäftskasse

3.2 Kassenbuch

3.3 Kassenberichte

3.4 Grundsatz der Kassensturzfähigkeit

3.5 Zählprotokolle

II. Gesetzliche Grundlagen

1. Allgemeine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

1.1 Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen

1.2 Steuerliche Aufzeichnungspflichten in Bezug auf die Kassenführung​

2. Einzelaufzeichnungspflicht

2.1 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse

2.2 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, die nicht unter die Voraussetzungen des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 KassenSichV fallen

2.3  Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, die unter die Voraussetzungen des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 KassenSichV fallen

3.  Einzelaufzeichnungen bei Nutzung unterschiedlicher Formen

der Kassenführung​

4. Aufzeichnungspflichten im Besonderen

4.1 Getrennte Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen

4.2 Trinkgelder

4.3 Gutscheine und ihre Aufzeichnung in elektronischen

Aufzeichnungssystemen

4.4 Diebstahl und Unterschlagung

4.5 Stornobuchungen​

5. Aufzeichnungspflichten bei der Gewinnermittlung nach § 4

Abs. 3 EStG

6. Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht

6.1 Aufbewahrungspflichten nach Handelsrecht

6.2 Aufbewahrungspflichten nach Steuerrecht

6.3 Zusammenfassende Übersicht der steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften

6.4 Elektronische Aufbewahrung der Grundaufzeichnungen und TAR-Files​

III. Arten der Kassenführung

1. Allgemeine Einführung

2. Kassenführung mittels offener Ladenkasse

2.1 Definition

2.2 Funktionsweise

2.3 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

3. Elektronische Aufzeichnungssysteme​

3.1 Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem?

3.2 Auswahl und Inbetriebnahme

3.3 Dokumentation der Geschäftsvorfälle im elektronischen Aufzeichnungssystem

3.4 Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

3.5 Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion

3.6 Einzelfälle für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion

3.7 Elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion

3.8 EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

3.9 Mischformen

3.10 Einheitliche digitale Schnittstelle​​

4. Von der Erfassung bis zur Rechnung – Funktionsweise eines

elektronischen Aufzeichnungssystems am Beispiel eines

Kassensystems in der Gastronomie

5. Timeline

5.1 Das Zeitalter der Tagesendsummenbons (Z-Bons)

5.2 Das Zeitalter der elektronischen Aufzeichnungssysteme

IV. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE)

1. Einführung

2. Zertifizierung

3. Auswahl und Inbetriebnahme

3.1 Hardware-zTSE

3.2 Cloud-zTSE

3.3 Umgebungsschutz

4. Aufbau und Funktionsweise

4.1 Sicherheitsmodul

4.2 Speichereinheit

4.3 Schnittstellen

4.4 Protokollierung

5. Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

6. Datensicherheit und Datensicherung

V. Der Beleg bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems

1. Einführung

2. Belegausgabepflicht

2.1 Papierbeleg

2.2 Digitaler Beleg

2.3 Beleg über Apps

3. Mussinhalte eines ordnungsmäßigen Belegs

3.1 Pflichtangaben nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

3.2 Vorteile des QR-Codes

3.3 Sonstige Pflichtangaben

4. Der Bewirtungsbeleg

5. Elektronischer Kassenbeleg (EKaBS)

VI. Melde- bzw. Mitteilungspflicht

VII. Die Kassen-Nachschau

1. Allgemeines

2. So bereitet sich die Finanzverwaltung auf eine Kassen-Nachschau vor

2.1 Schritt 1: Fallauswahl

2.2 Schritt 2: Vorbereitung

2.3 Schritt 3: Inaugenscheinnahme/Testkauf

2.4 Schritt 4: In den Geschäftsräumen

2.5 Schritt 5: Formelle Prüfung

2.6 Schritt 6: System- und Datenanalyse

2.7 Schritt 7: Materielle Prüfung

2.8 Schritt 8: Ergebnis​

3. So sollten sich Steuerpflichtige auf eine Kassen-Naschschau vorbereiten

4. Kassen-Nachschau mit der Prüfsoftware AmadeusVerify

4.1 Belegprüfung mit QR-Code

4.2 Belegprüfung ohne QR-Code

5. Übergang von der Kassen-Nachschau zur Außenprüfung

6. Ein Fall aus der Praxis

6.1 Sachverhalt

6.2 Lösungsvorschläge

VIII. Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen

1. Allgemeines

2. Rechtliche Grundlagen

2.1 Zugriffsrechte

2.2 Mitwirkungspflichten im Rahmen von Außenprüfungen

2.3 Unterstützungsleistungen der Steuerpflichtigen im Rahmen von

Nachschauen

2.4 Umfang​

​3. Datenexporte

3.1 DSFinV-K

3.2 TAR-Files

3.3 GoBD-Export

4. Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung

4.1 Analyse der TAR-Dateien

4.2 Analyse der DSFinV-K-Daten

4.3 Neue Prüfungstechniken

IX. Kassendaten einfach selbst prüfen

1. Allgemeines

2. Kasseninterne Controllingmodule

3. So können Sie selbst den QR-Code prüfen!

4. So nutzen Sie den DSFinV-K-Export für eigene Analysen mit Microsoft Excel

X. Tax Compliance in der Kassenführung

1. Allgemeines

2. Internes Kontrollsystem (IKS)

3. Beispielhafter Aufbau einer Verfahrensdokumentation 

XI. Die straf- und bußgeldrechtlichen Aspekte bei der Kassenführung

1. Status quo im August 2023

2. Kassenmanipulation als Steuerstraftat (§ 370 AO)

2.1 Evolution der Kassenmanipulationen

2.2 Kassenmanipulation als schwere Steuerhinterziehung (§ 370 Abs. 3 AO)

3. Die Ordnungswidrigkeitstatbestände des § 379 AO

4. Fälschung technischer Aufzeichnungen und Urkundenunterdrückung 

4.1 Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB)

4.2 Urkundenunterdrückung (§ 274 StGB)​

XII. Folgen einer nicht ordnungsmäßigen Kassenführung

1. Grundsatz

2. Widerlegung der Beweiskraft der Buchführung

2.1 Wesentliche formelle und materielle Mängel in der Kassenführung

2.2 Elektronische Daten können nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden

3. Akzessorietät zwischen Aufzeichnungs- und

Aufbewahrungspflichten

Anlagen

1. Checklisten

1.1 So überstehen Sie eine Kassen-Nachschau

1.2 Checkliste Datenexport bei Nutzung eines eAS mit Kassenfunktion i. S. des § 146a AO

2. Verzeichnis wichtiger Urteile​